ثبت سند حسابداری در نرم افزار سپیدار بسادگی قابل اجرا میباشد. همانطور که میدانید سپیدار سیستم یکپارچه است. به این معنا که در ازای ثبت اسناد (خرید و فروش و..) در ماژول های مربوطه، سند حسابداری خودکار صادر میشود.
اما ممکن است جهت شناسایی هزینه و . . . یا عدم استفاده از ماژولهای دیگر سپیدار نیاز به ثبت سند بصورت دستی داشته باشیم.
در این مقاله از اولین مرحله (پیاده سازی کدینگ) تا ثبت سند و میانبرها را بررسی خواهیم کرد.
استقرار کدینگ حسابداری در نرم افزار سپیدار
نرم افزار سپیدار، دارای کدینگ چهار سطحی، گروه، کل، معین و تفصیل میباشد. از جمله امکانات سپیدار، قابلیت استقرار کدینگ پیش فرض، یا بصورت اکسل و یا دستی میباشد.
استفاده از حسابهای پیش فرض سپیدار
در برنامه حسابداری سپیدار، با مراجعه به فرم “درختواره حسابها” امکان استقرار کدینگ پیشفرض وجود دارد. در این فرم کافی است روی ایکون سپیدار کلیک کرده و با توجه به فعالیت مجموعه کدینگ را انتخاب کرد.
لازم به ذکر است با درج حسابهای پیشفرض، قابلیت ویرایش و اعمال تغییرات دلخواه وجود دارد.
تعریف حساب بصورت دستی
با کلیک راست بر روی صفحه در فرم “درختواره حسابها“، امکان تعریف حساب جدید وجود دارد. در فرم “تعریف حساب” کافی است نوع حساب، کد و عنوان حساب وارد شود. درصورتی که حساب در سطح کل و معین باشد لازم است حساب سرشاخه نیز انتخاب شود. در تعریف حساب به نکات زیر توجه فرمایید:
- برای حساب گروه لازم است ماهیت (ترازنامه ای، سود و زیانی، انتظامی) مشخص شود.
- برای حساب کل لازم است ماهیت (بدهکار، بستانکار، مهم نیست) مشخص شود.
- برای حساب معین علاوه بر ماهیت، کنترل ماهیت، تفصیلی پذیری، ارزی و تسعیر پذیری مشخص شود.
- پس از تعریف حساب معین (غیر انتظامی)، باید ارتباط با سرفصل ها و طبقات مشخص شود.
برقراری ارتباط با سرفصل ها از طریق آیکون پوشه آبی رنگ در بالای همین فرم امکان پذیر است.
ورود حسابها از اکسل
برای ثبت حسابها از طریق اکسل لازم است ابتدا از منوی فهرست “حسابها” فرمت مورد نظر را دریافت کرد. با تکمیل فایل، از طریق همین فرم میتوان حسابها را یکباره وارد نرم افزار کرد.
نکته: پس از ورود اطلاعات برای حساب معین (غیر انتظامی)، باید ارتباط با سرفصل ها و طبقات مشخص شود.
تعریف حسابهای تفصیلی در نرم افزار سپیدار
در نرم افزار سپیدار حسابهای تفصیلی به دسته بندی های زیر شناسایی شده است.
تفصیلی طرف حساب : شامل کلیه اشخاص حقیقی و حقوقی (تامین کننده، کارمند، مشتری و…)
تفصیلی حساب بانکی
تفصیلی صندوق
تفصیلی کارت خوان
تفصیلی مرکز هزینه
تفصیلی قرارداد
تفصیلی سایر
تعریف تفصیل ها در سپیدار، بسته به نوع آن در ماژول مربوطه انجام میشود. از طرفی در سند حسابداری، در کادر تفصیلی، با کلیک راست بر روی فهرست تفصیل ها، همه بصورت یکجا قابل دسترسی است.
ثبت سند حسابداری در نرم افزار سپیدار
در منوی حسابداری نرم افزار سپیدار، با مراجعه به آیتم “سند حسابداری جدید” فرم مربوطه باز میشود.
در قسمت بالایی کافی است تاریخ و توضیحات سند وارد شود. در مورد شماره های سند حسابداری سپیدار قبلاً در مقاله زیر توضیحات داده شد.
در ادامه با افزودن سطر با استفاده از آیکون + در پایین فرم یا میانبر “Ctrl+Ins” آرتیکل سند اضافه خواهد شد. با انتخاب حساب معین (که در بالا تعریف شده بود) و افزودن شرح، مبلغ بدهکار و بستانکار وارد میشود.
نکته: برای حساب های معینِ تفصیلی پذیر، انتخاب حساب تفصیل الزامی است.
نکته: حسابهای ارزی، دارای پیگیری باید با نرخ ارز و کد پیگیری وارد شوند.
گوشه سمت چپ فرم میزان اختلاف بدهکار/بستانکار مشخص شده است. سند حسابداری نرم افزار سپیدار تنها در حالتی که اختلاف فوق صفر باشد قابل ذخیره است.
راهکار جانبی: در صورتی که بخواهیم سندی را بصورت ناقص ذخیره و بعداً تکمیل کنیم، کافی است یک حساب معین جهت بالانس سند تعریف کرده باشیم. بنابراین هر میتوانیم اسناد ناقص را با حساب مذکور بالانس کرده و بعداً نسبت به تکمیل سند اقدام کنیم.
با ذخیره نهایی سند میتوان در قسمت فهرست، لیست اسناد ذخیره شده را مشاهده کرد. از طرفی گزارش مربوطه در “مرور حسابها” قابل بررسی است.
کلیدهای میانبر در سند حسابداری نرم افزار سپیدار
به منظور سرعت بالاتر در ثبت سند حسابداری در نرم افزار سپیدار از کلیدهای میانبر زیر میتوانید استفاده کنید.
افزودن سطر Ctrl+Ins : یک ردیف به سند اضافه خواهد شد.
حذف سطر Ctrl+Del : ردیقی که روی آن قرار داریم حذف خواهد شد.
انتقال سطر به بالا Ctrl+Up : شماره ردیف آرتیکل یک عدد کمتر میشود.
انتقال سطر به پایین Ctrl+Down : شماره ردیف آرتیکل یک عدد بیشتر میشود.
جابجایی بدهکار/بستانکار F3 : مبلغ بدهکار/ بستانکار با یکدیگر عوض میشود.
رونوشت از فیلد بالا F4 : فیلدی که در آن قرار داریم، عیناً از ردیف بالایی کپی میشود.
رونوشت سطر F8 : ردیف بالایی عیناً کپی میشود.
در تمام فرمهای نرم افزار سپیدار موارد زیر مشترک است:
مورد دیگری که در ثبت سریع تر اسناد موثر است، حفظ کد حسابها میباشد. بنابراین کاربری که کد حساب معین مربوطه را میداند نیازی به باز کردن لیست حسابها ندارد و مستقیماً کد را وارد مینماید.
اطلاعات بیشتر
در این مقاله کلیات ثبت سند حسابداری در نرم افزار سپیدار بررسی شد. جهت بررسی دقیقتر سند حسابداری نرم افزار سپیدار ، استفاده از کد پیگیری جایگزین سطح تفصیل پنجم و ارائه نظرات و راهکارهای جانبی در این فرآیند با ما در ارتباط باشید.
